Skip to content
Home > Polisi Preifatrwydd

Polisi Preifatrwydd

SUT RYDYM YN DEFNYDDIO DATA PERSONOL

Pwy ydym ni?
Mae Creu Menter CIC yn fenter gymdeithasol ac yn is-gwmni sy’n eiddo llwyr i Cartrefi
Conwy, Landlord Cymdeithasol Cofrestredig sydd wedi’i leoli yng ngogledd Cymru.

Mae’r hysbysiad hwn yn egluro sut y bydd Creu Menter yn casglu, prosesu a storio gwybodaeth am bobl (eu data personol), y camau a gymerwn i sicrhau ei bod yn cael ei diogelu, ac mae hefyd yn disgrifio’r hawliau sydd gan unigolion o ran eu data personol rydym yn ei drin.

Mae defnyddio a datgelu data personol yn cael eu llywodraethu yn y Deyrnas Unedig gan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data 2018. At ddibenion y gyfraith hon, mae Ysgrifennydd y Cwmni wedi’i gofrestru gyda’r Comisiynydd Gwybodaeth fel ‘rheolwr data’ ar gyfer Creu Menter. I’r perwyl hynny, mae’n ofynnol i Ysgrifennydd y Cwmni sicrhau bod y data personol rydym yn ei drin yn cael ei wneud yn unol â chyfraith Diogelu Data.

  1. PAM RYDYM YN TRIN DATA PERSONOL?

Rydym yn casglu, prosesu, storio a rhannu data personol fel sy’n berthnasol i ddiben eang ein
gweithgareddau busnes. Mae hyn yn cynnwys;

  • Darparu gwasanaethau addysg, hyfforddiant, llesiant a chymorth addysgol;
  • Darparu gwasanaethau cysylltiedig ag eiddo;
  • Cynnal ein cyfrifon a’n cofnodion ein hunain;
  • Cefnogi a rheoli ein gweithwyr, gwirfoddolwyr a hyfforddeion;
  • Rhoi gwybod i gyfranogwyr am ddigwyddiadau a gwasanaethau sydd ar ddod.
  1. PA DDATA PERSONOL RYDYM YN EI DRIN?

Dim ond lle mae rheswm da dros gynnal ein busnes a’r dibenion a ddisgrifir yn Adran 1 y byddwn yn trin gwybodaeth bersonol. Gallwn brosesu data personol sy’n ymwneud ag amrywiaeth eang o unigolion gan gynnwys y canlynol:

  • Gweithwyr gan gynnwys eu teulu a chysylltiadau dynodedig eraill, gweithwyr asiantaeth, dros dro a gweithwyr achlysurol
  • Gwirfoddolwyr
  • Aelodau o’r cyhoedd rydym yn darparu gwasanaethau iddynt a’u cysylltiadau dynodedig
  • Arbenigwyr a chynghorwyr proffesiynol
  • Aelodau’r Bwrdd
  • Cymheiriaid busnes, cyflenwyr a darparwyr gwasanaethau
  • Noddwyr, cefnogwyr a buddiolwyr
  • Achwynwyr, ymholwyr a thystion
  1. PA FATH O DDATA PERSONOL RYDYM YN
    EI DRIN?

Dim ond data personol sy’n berthnasol i’n swyddogaeth ac er mwyn cyflawni’r swyddogaeth honno sy’n cael ei drin gennym

  • Ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
  • Canmoliaeth a chwynion
  • Manylion addysg a chyflogaeth
  • Manylion Iechyd, Diogelwch a Diogeledd
  • Delweddau gweledol, ymddangosiad personol ac ymddygiad
  1. O BLE RYDYM YN CAEL DATA PERSONOL?

Er mwyn cyflawni’r dibenion a ddisgrifir yn adran 1 uchod, mae’n bosibl y byddwn yn cael data personol o amrywiaeth eang o ffynonellau, gan gynnwys y canlynol:

  • Gwrthrych y data ei hun
  • Cyflogwyr a chydweithwyr presennol, blaenorol neu ddarpar gyflogwyr a chydweithwyr
  • Teulu, gofalwyr, cymheiriaid a chynrychiolwyr y sawl rydym yn prosesu eu data personol
  • Addysgwyr a chyrff arholi
  • Cyflenwyr a darparwyr gwasanaethau
  • Sefydliadau ariannol
  • Llywodraeth ganol
  • Sefydliadau arolygu ac ymchwil
  • Cymdeithasau neu ymddiriedolaethau tai eraill
  • Undebau llafur a chymdeithasau
  • Awdurdodau iechyd
  • Ymholwyr ac achwynwyr
  • Sefydliadau diogelwch
  • Sefydliadau iechyd a lles cymdeithasol
  • Ymgynghorwyr a chynghorwyr proffesiynol
  • Gwasanaethau prawf
  • Elusennau a sefydliadau gwirfoddol
  • Yr heddlu ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith eraill
  • Llysoedd a thribiwnlysoedd
  • Cyrff proffesiynol
  • Asiantaethau cyflogaeth a recriwtio
  • Asiantaethau gwirio credyd
  • Asiantaethau casglu dyledion
  • Landlordiaid
  • Gohebiaeth, e-bost a chyfryngau cymdeithasol
  1. SUT RYDYM YN TRIN DATA PERSONOL?

Mae gennym brosesau ar waith i sicrhau bod data personol yn cael ei drin yn ddiogel ac yn gyfreithlon. Mae’r rhain yn cwmpasu’r wybodaeth rydym yn ei thrin yn fewnol yn ogystal â sut rydym yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau perthnasol eraill.

Wrth drin data personol, byddwn yn:

  • Dweud wrthych pam ein bod angen eich gwybodaeth ac ar gyfer beth y byddwn yn ei defnyddio
  • Defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn unig ar gyfer yr hyn rydym wedi’i ddweud y byddwn yn ei ddefnyddio
  • Cadw yr hyn sydd ei angen arnom i ddarparu gwasanaethau i chi yn unig
  • Cadw y wybodaeth bersonol sydd ei hangen arnom i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol yn unig
  • Anelu at sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir ac yn gyfredol
  • Dileu neu ddinistrio gwybodaeth bersonol amdanoch pan na fydd arnom ei hangen mwyach, gan ddefnyddio ein gweithdrefnau ar gyfer cadw a dileu gwybodaeth.
  1. SUT RYDYM YN SICRHAU BOD DATA PERSONOL YN CAEL EI GADW’N DDIOGEL?

Rydym yn cymryd diogelwch a diogeledd yr holl wybodaeth bersonol rydym yn ei thrin o ddifrif.
Rydym yn sicrhau bod polisïau, hyfforddiant a mesurau technegol a gweithdrefnol priodol ar waith, gan gynnwys archwiliadau ac arolygiadau. Rhaid i’r holl staff hefyd gwblhau hyfforddiant GDPR gorfodol ar gyfryngau diogelwch fel rhan o’r broses sefydlu. Mae hyn er mwyn diogelu ein systemau gwybodaeth â llaw ac electronig rhag colli a chamddefnyddio data a byddwn ond yn caniatáu mynediad iddynt pan fydd rheswm dilys neu gyfreithiol dros wneud hynny. Mae gennym ganllawiau llym ar gyfer trin data personol ac mae’r gweithdrefnau hyn yn cael eu rheoli a’u gwella’n barhaus i sicrhau diogelwch cyfredol.

  1. GYDA PHWY RYDYM YN RHANNU DATA PERSONOL?

Er mwyn cyflawni’r dibenion a ddisgrifir yn Adran 1, mae’n bosibl y byddwn yn rhannu data personol gydag amrywiaeth o sefydliadau ond dim ond pan fydd rheswm clir dros wneud hynny neu fod gennym ganiatâd i wneud hynny. Gall hyn gynnwys datgeliadau i’r canlynol:

  • Ein Rhiant Cwmni (Cartrefi Conwy) a chwmnïau eraill sy’n rhan o grŵp Cartrefi Conwy o bryd i’w gilydd,
  • Sefydliadau ac unigolion eraill y gellir eu penodi neu eu contractio gyda Creu Menter
    i gyflenwi nwyddau a gwasanaethau gan ac ar gyfer Creu Menter,
  • Cwmnïau cyfleustodau fel cyflenwyr nwy, trydan a dŵr
  • Adrannau’r Llywodraeth ac asiantaethau statudol fel CThEM, y Gwasanaeth Tân, yr Heddlu ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith eraill,
  • Gofal iechyd, darparwyr pensiwn a sefydliadau eraill sy’n darparu gwasanaethau cysylltiedig â chyflogaeth
  • Sefydliadau neu unigolion eraill lle bo angen i atal cam-drin neu niwed i unigolion. Bydd datgeliadau o ddata personol yn cael eu gwneud fesul achos, gan ddefnyddio’r data personol sy’n briodol i ddiben ac amgylchiadau penodol, a gyda rheolaethau angenrheidiol yn eu lle. Mae’n bosibl bod rhai o’r cyrff neu’r unigolion y gallwn ddatgelu data personol iddynt wedi’u lleoli y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd, ac nid oes gan rai ohonynt gyfreithiau sy’n diogelu hawliau diogelu data mor helaeth â’r hyn a geir yn y Deyrnas Unedig. Os byddwn yn trosglwyddo data personol i diriogaethau o’r fath, byddwn yn cymryd camau priodol i sicrhau ei fod yn cael ei ddiogelu’n ddigonol fel sy’n ofynnol gan gyfraith Diogelu Data.
  • Byddwn hefyd yn datgelu data personol i gyrff neu unigolion eraill pan fydd yn ofynnol i ni wneud hynny gan, neu o dan, unrhyw weithred o ddeddfwriaeth, gan unrhyw reol gyfreithiol, a thrwy orchymyn llys. Gall hyn gynnwys datgeliadau i’r Asiantaeth Cynnal Plant, y Fenter Twyll Genedlaethol, y Swyddfa Gartref a’r Llysoedd. Gallwn hefyd ddatgelu data personol ar sail ddewisol ar gyfer, ac yng nghyswllt, unrhyw achosion cyfreithiol neu ar gyfer cael cyngor cyfreithiol.
  1. BETH YW HAWLIAU’R UNIGOLION RYDYM YN TRIN EU DATA PERSONOL?

Mae cyfraith Diogelu Data yn rhoi hawliau amrywiol i unigolion fel y manylir isod. Dylid anfon unrhyw geisiadau sy’n ymwneud ag unrhyw un o’r hawliau hyn at Ysgrifennydd y Cwmni y mae ei fanylion cyswllt i’w gweld yn Adran 12 isod.

YR HAWL I GAEL EU HYSBYSU

Mae gan unigolion yr hawl i gael gwybod am gasglu a defnyddio eu data personol. Gellir ystyried y polisi preifatrwydd hwn yn ‘Hysbysiad Preifatrwydd’ cyffredinol. Gall hysbysiadau preifatrwydd mwy penodol ymddangos mewn amgylchiadau eraill megis ar ffurflenni, polisïau, troedynnau e-bost, neu arwyddion teledu cylch cyfyng.

YR HAWL I GAEL MYNEDIAD

Mae gan unigolion yr hawl i gael mynediad at eu data personol; cyfeirir at hyn yn gyffredin fel
mynediad gwrthrych. Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth ar lafar neu’n ysgrifenedig a bydd gennym un mis i ymateb i gais o’r fath.

YR HAWL I WRTHWYNEBU

Yn amodol ar rai eithriadau, mae gan unigolyn yr hawl i wrthwynebu prosesu ei ddata personol o dan rai amgylchiadau. Gall y cais hwn fod yn ysgrifenedig neu ar lafar ac mae gennym un mis calendr i ymateb. Mae hyn yn cynnwys defnyddio data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol ac mae’n cynnwys cyfathrebu trwy unrhyw fodd (e.e. post, e-bost, ffôn, canfasio o ddrws i ddrws) am unrhyw ddeunydd hysbysebu neu farchnata sydd wedi’i gyfeirio at unigolion penodol.

HAWLIAU MEWN PERTHYNAS Â GWNEUD PENDERFYNIADAU AWTOMATAIDD

Yn amodol ar rai eithriadau, mae gan unigolyn yr hawl i fynnu ein bod yn sicrhau na fydd unrhyw
benderfyniad a fyddai’n effeithio’n sylweddol arno’n cael ei wneud gan neu ar ein rhan yn gyfan gwbl gan ddefnyddio meddalwedd gwneud penderfyniadau awtomataidd. Os oes elfen ddynol yn rhan o’r broses o wneud penderfyniadau, nid yw’r hawl yn berthnasol.

HAWL I GWIRIO

Mae gan unigolyn yr hawl i gael data personol anghywir wedi’i gywiro neu ei gwblhau os yw’n
anghyflawn. Gallant wneud cais am gywiriad ar lafar neu’n ysgrifenedig ac mae gennym un mis calendr i ymateb i gais o’r fath.

HAWL I DDILEU

Mae gan unigolyn yr hawl i gael data personol wedi’i ddileu, fodd bynnag nid yw’r hawl yn absoliwt a dim ond mewn amgylchiadau penodol y mae’n berthnasol. Gelwir yr hawl i ddileu hefyd yn ‘hawl i gael eich anghofio’. Gall unigolion wneud cais i ddileu ar lafar neu’n ysgrifenedig ac mae gennym un mis i ymateb i gais o’r fath.

HAWL I GYFYNGIADAU PROSESU

Mae gan unigolyn yr hawl i ofyn am gyfyngu neu atal eu data personol, fodd bynnag, nid yw hyn yn hawl absoliwt a dim ond mewn rhai amgylchiadau y mae’n berthnasol. Pan fydd prosesu
wedi’i gyfyngu, caniateir i ni storio’r data personol, ond nid ei ddefnyddio. Gall unigolyn wneud cais am gyfyngiad ar lafar neu’n ysgrifenedig ac mae gennym un mis calendr i ymateb i gais o’r fath.

HAWL I GYMRYD CAMAU ER MWYN SICRHAU IAWNDAL OS BYDD YR UNIGOLYN YN
DIODDEF NIWED OHERWYDD UNRHYW ACHOS O DORRI’R DDEDDF GAN REOLWYR DATA

Mae gan unrhyw unigolyn sy’n credu ei fod wedi dioddef niwed a/neu drallod o ganlyniad i unrhyw achos o dorri gofynion y gyfraith Diogelu Data hawl i gael iawndal gan Gartrefi Conwy lle nad yw’r Gymdeithas yn gallu profi ei bod wedi cymryd y fath ofal ag sy’n rhesymol ym mhob amgylchiad i gydymffurfio â’r gofyniad perthnasol. Gellir anfon unrhyw gais am iawndal sy’n deillio o’r ddarpariaeth hon at Ysgrifennydd y Cwmni (gweler adran 12 isod).

HAWL I GYFLWYNO CWYN I’R COMISIYNYDD GWYBODAETH

Gall unrhyw berson gyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth os yw’n credu  bod ein dull o drin data personol wedi effeithio’n andwyol arno/arni. Dylid cyflwyno cwynion o’r fath yn uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth y gellir dod o hyd i’w fanylion cyswllt isod.

Yn gyffredinol, os oes gan unigolion unrhyw bryderon ynghylch y ffordd yr ymdrinnir â’u data personol gan Creu Menter neu ansawdd (cywirdeb, perthnasedd, diffyg, gormodedd ac ati) eu data personol fe’u hanogir i’w codi gydag Ysgrifennydd y Cwmni (gweler adran 12 isod).

Y Comisiynydd Gwybodaeth yw’r rheolydd annibynnol sy’n gyfrifol am orfodi cyfraith Diogelu Data; mae ei swyddfa yng Nghaerdydd yn bwynt cyswllt lleol i aelodau’r cyhoedd a sefydliadau sydd wedi’u lleoli yng Nghymru.

Gellir cysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y ffyrdd canlynol:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd, CF10 2HH Ffôn: 016 2554 5297 E-bost: wales@ico.org.uk neu fel arall, Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113 Gwefan: www.ico.gov.uk

  1. AM FAINT O AMSER RYDYM YN CADW DATA PERSONOL?

Rydym yn cadw data personol dim ond cyhyd ag sy’n angenrheidiol at y diben neu’r dibenion penodol y’i cedwir ar eu cyfer. Mae gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw, ei hadolygu a’i dileu yn unol â’r cyfnodau cadw y cytunwyd arnynt. Gall hyn amrywio o bryd i’w gilydd fel sy’n berthnasol i anghenion y busnes. Pan fyddwn yn dinistrio neu’n dileu gwybodaeth, rydym yn gwneud hynny mewn ffordd ddiogel.

  1. MONITRO

Gallwn fonitro neu gofnodi a chadw galwadau ffôn, negeseuon testun, e-byst a
chyfathrebiadau electronig eraill a dderbynnir ac a anfonir er mwyn cynorthwyo’r dibenion a ddisgrifir o dan adran 1 uchod, ac atal, rhwystro a chanfod ymddygiad amhriodol. Nid ydym yn gosod ‘hysbysiad prosesu teg’ a recordiwyd ymlaen llaw ar bob llinell ffôn oherwydd yr anghyfleustra a allai gael ei achosi gan yr oedi wrth ymateb i’r alwad.

  1. Cwcis

Ffeiliau data bach yw cwcis sy’n cael eu storio ar gyfrifiadur neu ffôn symudol defnyddiwr gan wefan a’u storio ar yriant caled dyfais y defnyddiwr. Maent yn ddefnyddiol oherwydd eu bod yn helpu i wneud i wefan weithio ac yn aml yn caniatáu i berchnogion gwefannau gyfeirio cynnwys penodol at y defnyddiwr. Ar ein gwefan, gall defnyddwyr reoli a/neu ddileu cwcis fel y dymunant, fodd bynnag, mae angen rhai cwcis ar y wefan i weithredu yn gywir ac felly, gallai peidio â’u caniatáu atal perfformiad a gosodiad y safle.

  1. YNGHYLCH CWCIS

Swm bach o ddata (sy’n aml yn cynnwys dynodwr unigryw) yw cwci a anfonir at gyfrifiadur neu ffôn symudol defnyddiwr o wefan ac sy’n cael ei storio ar yriant caled dyfais. Gall pob gwefan anfon ei chwcis ei hun i’ch porwr os yw dewisiadau eich porwr yn caniatáu hynny. Mae llawer o wefannau yn gwneud hyn pryd bynnag y bydd defnyddiwr yn ymweld â’u gwefan er mwyn adrodd ar draffig y wefan ac arferion pori unigolion. Mae eich porwr ond yn caniatáu i wefan gael mynediad at y cwcis y mae eisoes wedi’u hanfon atoch, nid cwcis a anfonwyd atoch gan wefannau eraill.

  1. SUT MAE CREU MENTER YN DEFNYDDIO CWCIS

Mae cwcis ar wefan Creu Menter yn cael eu defnyddio mewn nifer o ffyrdd. Mae gwybodaeth
a ddarperir gan gwcis yn helpu Creu Menter i ddadansoddi proffil ymwelwyr â thudalennau’r wefan a rhoi profiad gwell iddynt. Mae gwybodaeth am y cwcis a ddefnyddir i’w gweld yn
y rhestr isod.

  • CWCIS TRYDYDD-PARTI

Nid yw cwcis trydydd parti yn cael eu gosod yn uniongyrchol gan Creu Menter ond gan
ddarparwyr gwasanaethau neu swyddogaethau trydydd parti. Mae Creu Menter yn defnyddio Google Analytics sy’n gosod cwcis ar wefan Creu Menter er mwyn darparu’r gwasanaethau y maent yn eu darparu (er enghraifft, dadansoddeg gwefan). Nid yw Creu Menter yn rheoli lledaeniad y cwcis hyn.

  • DADANSODDEG

Mae cwcis dadansoddeg gwefan yn storio gwybodaeth am ba dudalennau y mae pobl yn ymweld â nhw, pa mor hir y maent ar y wefan, sut y cyrhaeddant yno a beth maent yn clicio arno. Nid yw cwcis dadansoddeg yn casglu nac yn storio gwybodaeth bersonol defnyddwyr (er enghraifft, enwau neu gyfeiriadau), felly ni ellir defnyddio’r wybodaeth hon i adnabod unigolion. Mae Creu Menter yn defnyddio Google Analytics i gasglu gwybodaeth am sut mae pobl yn defnyddio
ein gwefan. Mae hyn yn ein helpu i sicrhau bod ein gwefan yn diwallu anghenion defnyddwyr a chanfod sut y gallwn wella.

  •  GOOGLE ANALYTICS

Mae Google Analytics yn storio’r wybodaeth a gesglir gan y cwci ar weinyddion yn yr Unol Daleithiau. Gall Google hefyd drosglwyddo’r wybodaeth hon i drydydd parti lle mae’n ofynnol iddo wneud hynny yn ôl y gyfraith, neu lle mae trydydd partïon o’r fath yn prosesu’r wybodaeth ar ran Google. Ni fydd Google yn cysylltu eich cyfeiriad IP ag unrhyw ddata arall a gedwir gan Google. Er mwyn gwybod sut i wrthod neu ddileu’r cwci hwn ewch i http://www.google.com/intl/en/privacypolicy.html

  1. STORIO EICH GOSODIADAU DEFNYDDIOLDEB A HYGYRCHEDD

Mae ein gwefan yn darparu gosodiadau sy’n eich galluogi i newid maint testun neu weld opsiynau lliw gwahanol. Os ydych chi’n eu troi ymlaen, rydym yn storio’r gosodiadau mewn cwci, fel eu bod yn berthnasol i bob tudalen rydych chi’n edrych arni.

  1. CYSYLLTWCH Â NI

Gall unigolion sydd â phryderon am y ffordd y mae Creu Menter yn trin eu data personol
gysylltu ag Ysgrifennydd y Cwmni fel isod: Ysgrifennydd y Cwmni, Creu Menter, Unedau 12 a 14 Parc Busnes Cartrefi Conwy, Ffordd yr Orsaf, Mochdre, Conwy, Cymru, LL28 5EF

Ffôn: 01492 588977